Khái niệm về ủy quyền

Uỷ quyền là quá trình người quản trị cấp trên trao quyền ra quyết định và điều hành hoạt động cho cấp dưới trong một phạm vi nào đó. Hay ủy quyền đó là giao một phần công việc cho người dưới quyền chịu trách nhiệm thi hành và đồng thời giao cho họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm được giao.

Sự cần thiết phải ủy quyền

Ủy quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người hay một cấp quản trị không thể đảm đương được mọi công việc quản trị. Việc ủy quyền ngày nay không còn nhằm chỉ là phân công công việc. Những mục đích của việc ủy quyền có thể là nhằm phân rõ chức năng nhiệm vụ, xác lập quyền hạn, trách nhiệm đối với từng công việc quan trọng hoặc ủy quyền có thể nhằm thử thách nhân viên trong trường hợp đào tạo và đánh giá nhân sự. Ủy quyền không phải là việc làm dễ dàng, nó là một nghệ thuật của quản trị hay còn gọi là “nghệ thuật” ủy quyền của một nhà lãnh đạo. Trong thời đại ngày nay, các công việc của nhà lãnh đạo rất nhiều, chính vì thế ủy quyền sẽ giúp cho nhà lãnh đạo tập trung vào giải quyết những công việc quan trọng của tổ chức, giải phóng họ khỏi những công việc ít quan trọng. Bên cạnh đó, ủy quyền sẽ tạo ra niềm tin, động lực hoàn thành công việc cho người được ủy quyền. Ủy quyền không phải là sự phó mặc công việc hay thoái thác trách nhiệm của người lãnh đạo cho cấp dưới mà ủy quyền là sự giao việc có sự hướng dẫn và kiểm soát của nhà lãnh đạo. Trong quá trình ủy quyền, nhà lãnh đạo cần giúp đỡ, nâng cao trình độ thực hiện nhiệm vụ được giao cho cấp dưới đồng thời xây dựng niềm tin của cấp dưới đối với cấp trên và đối với chính họ. Như vậy, ủy quyền có tác dụng xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ lãnh đạo các cấp trong bộ máy quản trị.

Nguyên tắc ủy quyền trong quản trị

Ủy quyền là một tất yếu đối với một nhà lãnh đạo nhưng thực hiện ủy quyền như thế nào là một vấn đề phức tạp, khó khăn đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có “nghệ thuật ủy quyền” hay khi ủy quyền nhà lãnh đạo phải tuân thủ các nguyên tắc như sau:

Thiết lập hệ thống kiểm soát hợp lý: Ủy quyền yêu cầu cấp dưới chủ động thực hiện công việc, nhưng nhà lãnh đạo cũng cần phải kiểm soát được tiến trình công việc đồng thời tìm ra và xử lý kịp thời những điểm khó khăn, vướng mắc của cấp dưới. Chính vì thế, việc thiết lập hệ thống kiểm soát là cần thiết.

Chỉ uỷ quyền cho cấp dưới trực tiếp: Việc uỷ quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được uỷ quyền

Quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm của người uỷ quyền và người được uỷ quyền  phải đảm bảo và gắn bó với nhau: Nguyên tắc này đòi hỏi phải đảm bảo sự tương xứng giữa nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm. Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được uỷ quyền phải xác định rõ ràng.

Uỷ quyền phải tự giác, không áp đặt: Trong quá trình thực hiện ủy quyền, người ủy quyền nên để cho người được ủy quyền tiến hành công việc, không nên can thiệp. Tuy nhiên, người lãnh đạo không nên đứng ngoài cuộc mà sẵn sàng giúp đỡ, động viên, khích lệ cấp dưới hoàn thành công việc được giao nhưng không tự mình làm thay công việc của cấp dưới.

Người được uỷ quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi thực hiện công việc: Nhà lãnh đạo trước khi ủy quyền cần diễn giải cho người được ủy quyền các thông tin chi tiết công việc, thời hạn hoàn thành, các kết quả mong đợi…Nhà lãnh đạo cần trao quyền chủ động cho cấp dưới và đề xuất cách thức hợp lý để hoàn thành công việc. Ngoài ra , nhà lãnh đạo cần cung cấp đầy đủ các thông tin và cơ chế tiếp nhận và xử lý thông tin phản hồi để cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ.

Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự uỷ quyền: Sự ủy quyền không có nghĩa là giao phó công việc và thoái thác trách nhiệm mà trong quá trình ủy quyền, nhà lãnh đạo phải theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện công việc được giao của người được ủy quyền. Đồng thời, đánh giá hiệu quả công việc ủy quyền, nếu công việc đạt kết quả tốt, nhà lãnh đạo cần khen ngợi kịp thời và ghi nhận nỗ lực của cấp dưới, nếu kết quả công việc không như mong đợi cần để cấp dưới liên hệ, học hỏi kinh nghiệm. Sau cùng, nhà lãnh đạo không nên chỉ trích người được ủy quyền với thượng cấp hay đồng nghiệp, phải tự mình chịu trách nhiệm.

Tài liệu tham khảo:

1. Lê Văn Tâm, Ngô Kim Thanh, Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế quốc dân.
2. Bài giảng Quản trị học, Khoa Kinh tế - QTKD, Trường ĐH Hà Tĩnh.
3. http://www.quantrinhansu.com.vn/
4. http://www.kynang.edu.vn/