Google là một dịch vụ trực tuyến vừa được Google cho ra mắt vào đầu tháng 5 năm 2012, dịch vụ này cho phép người dùng dễ dàng upload, chia sẻ và đồng bộ hóa dẽ liệu nên tiện ích này. Mặc dù vậy, nhiều tính năng của Google mặc dù rất thiết thực tuy nhiên lại vô tình bị bỏ qua hoặc chúng ta chưa khai thác hết giá trị sử dụng. Chúng ta sẽ cùng điểm lại những tính năng hữu ích nổi bật của Google Drive trong bài viết này.

1. Phối hợp hiệu quả với người khác.

Google Drive đã sớm tạo nên những đột phá trên thị trường khi mà các tính năng hỗ trợ người dùng trong việc hợp tác với người khác của nó hiệu quả hơn bất kì công cụ nào khác. Một cơ số người có thể cùng thao tác trên một tài liệu cùng một lúc và mọi việc vẫn diễn ra rất trơn tru. Hiện nay Google Drive cho phép 200 người có thể cùng thao tác trên 1 tài liệu, và chỉ 50 người được phép truy nhập một tài liệu cùng một lúc, nhưng đối với người dùng phổ thông, như vậy là quá đủ.

2. Công khai chia sẻ tài liệu.

Không chỉ chia sẻ và cộng tác với những người mà bạn mời, bạn còn có thể thiết lập tài liệu ở chế độ công khai (public), Khi đó, ai cũng có thể xem hoặc chỉnh sửa, do đó, người dùng vô danh có thể chỉnh sửa tài liệu của bạn, miễn là họ có đường link truy cập.

3. Kiểm soát quyền truy cập

     Chỉ vì bạn muốn chia sẻ và cùng làm việc với những người khác, không có nghĩa là bạn để cho mọi người làm rối tung chúng lên. Do đó, Google đã cho người dùng khả năng kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu. Có bốn mức độ cho phép để người dùng lựa chọn, bao gồm chủ sở hữu (owner), biên tập viên (editor), người bình luận (commentor) và người xem (viewer).

4. Tìm kiếm tài liệu theo tên người gửi

     Nếu bạn là người sử dụng Google Drive thường xuyên, bạn có thể có một núi các văn bản được chia sẻ từ người khác. Đôi khi, thật là khó có thể nhớ chính xác tên của các tài liệu. Đừng lo lắng, có một giải pháp cho việc này. Trước tiên, bạn có thể kiểm tra thư mục Shared with me ("Chia sẻ với tôi") để xem danh sách các tài liệu đã được chia sẻ với bạn. Nếu danh sách đó quá dài, chỉ cần tìm kiếm bằng tên người hoặc email, và Drive sẽ hiển thị danh sách tất cả các các tài liệu đến từ người đó.

5. Kéo và thả để tải file lên

     Để tải file lên Google Drive, hãy nhấp vào nút màu đỏ lớn ngay ở góc trái, và chọn chức năng “File Upload” (Tải lên). Tuy nhiên, bạn không cần phải trải qua một số bước với vài cú nhấp chuột và thao tác tìm file hay folder trong máy. Bạn có thể kéo và thả file từ cửa số Windows Explorer hoặc MacOS Finder ngay vào thư mục trên Google Drive và file sẽ tự động được tải lên.

6. Sử dụng Drive trên máy tính (offline) như Dropbox

     Bạn không chỉ có thể truy cập các tập tin offline trên Dropbox thông qua ứng dụng của hãng, mà giờ đây với Google Drive bạn cũng có thể làm điều tương tự.

7. Dễ dàng tích hợp với Gmail

     Một lý do quan trọng để chuyển sang dùng Google Drive là khi bạn là người gắn với Gmail cả ngày. Lợi ích lớn nhất là khi đính kèm tệp. Bạn có thể thêm các tập tin trực tiếp từ Drive mà không cần phải chờ đợi để tải lên, thêm vào đó bạn có thể đính kèm các tập tin có dung lượng lớn hơn RẤT nhiều, hãy thử 10GB thay vì 25MB tiêu chuẩn của Gmail.

8. Ứng dụng di động chuyên biệt để biên tập.

     Một bổ sung hay ho vào danh sách tính năng của Google Drive là ứng dụng riêng cho văn bản và bảng tính (Docs và Spreadsheets). Điều này hữu ích nếu, ví dụ, bạn dành nhiều thời gian thao tác trên bảng tính và muốn có một ứng dụng nhanh chóng, chuyên dụng để chỉnh sửa và quản lý tập tin. Các ứng dụng này hoạt động rất ổn trên iPhone và cả điện thoại Android.

9. Sử dụng bảng câu hỏi để thu thập dữ liệu.

     Có một loạt các trang xây dựng bảng hỏi trên Internet, nhưng Google Drive độc đáo ở chỗ là nó hoàn toàn miễn phí và cho phép người dùng sử dụng không giới hạn. Thêm vào đó, nó tích hợp rất tốt với với các bảng tính. Kết quả của mỗi một lượt trả lời sẽ trở thành một hàng trong một bảng tính, và sau đó bạn có thể kéo dữ liệu đó vào các bảng tính khác và sử dụng chúng.

10. Xem tất cả phím tắt

     Để sử dụng tối đa sức mạnh của bất kỳ phần mềm nào, bạn cần phải nắm vững các phím tắt. Và đương nhiên, để trở thành một “ninja” Google Drive, bạn cần truy nhập vào Drive của mình, nhấn Ctrl + / để mở danh sách tất cả phím tắt.

Nguồn tham khảo:

1. http://www.pcworld.com.vn
2. https://tinhte.vn
3. http://thuthuatphanmem.vn