1. Chứng từ điện tử, chữ kí số

Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán 2015 và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. (Theo Luật Kế toán 2015).

Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký. (Theo Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11).

Nghị định 130/2018/NĐ-CP (Nghị định 130) quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số đã tạo thêm hành lang pháp lý cho việc sử dụng chữ ký điện tử dưới dạng chữ ký số. Theo đó: "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: i) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; i) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Về giá trị pháp lý của chữ ký số, Nghị định 130 quy định:

            -  Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

-  Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.”

Và theo quy định của Nghị định 130 thì chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:

- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.

2. Một số vướng mắc trong quá trình sử dụng chứng từ điện tử, chữ kí số
   • Về lập, kiểm soát và ký trên chứng từ điện tử

Theo Nghị định 35/2007/NĐ- CP, chứng từ điện tử được lập từ' chứng từ giấy phải được kiểm tra sự khớp đúng giữa nội dung trên chứng từ điện tử với chứng từ giấy. Chứng từ điện từ được lập từ chứng từ điện tử khác phải đảm bảo sự khớp đúng với nội dung chứng từ điện tử gốc.

Trường hợp chứng từ điện tử được lập, kiểm soát qua nhiều bước, phải kiểm tra nội dung của chứng từ điện tử tại từng bước; chữ ký điện tử của người lập và người kiểm soát tại bước trước.

Người lập, người kiểm soát, người ký duyệt và những người khác có trách nhiệm ký trên chứng từ điện tử phải ký chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử sau khi hoàn thành phần việc được giao. Với quy trình thanh toán tự động hoàn toàn, việc đàm bào các khâu kiểm soát và chữ ký của người lập và người kiểm soát từng bước sẽ không còn phù hợp.

Về đảm bảo an toàn, bảo mật đối với chứng từ điện từ, giao dịch điện tử không chỉ phát sinh trên hệ thống thông tin của ngân hàng mà còn liên quan đến các phần mềm tích hợp khác. Do vậy, các quy định về đảm bảo an toàn, bảo mật về chứng từ điện tử can phải bao quát đối với toàn bộ quá trình phát sinh giao dịch.

2.2.Yêu cầu chữ ký trên chứng từ điện tử cần phải được chứng thực bởi Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử. Do đó, TCTD và doanh nghiệp đều chưa thể đẩy nhanh tiến trình số hóa chứng từ kế toán, cũng như giảm thiểu chi phí vận hành. Cụ thể:

             - Đối với chứng từ kế toán giữa TCTD với khách hàng: Hiện tại chưa có quy định rõ ràng (trong Luật hay trong các Thông tư/ Nghị định hướng dẫn thực hiện Luật) về việc có cho phép các bên tham gia ký trên nhiều bản độc lập (chung 1 biểu mẫu về nội dung) hoặc bên thứ hai tiếp tục ký trên bản đã có chữ ký điện tử của bên thứ nhất nhưng được chứng thực bởi các Tổ chức chứng thực khác nhau. Vậy nên, để hạn chế rủi ro thì TCTD vẫn chỉ chấp nhận trường hợp các bên tham gia cùng ký trên một bản chứng từ do cùng 1 Tổ chức chứng thực. Tuy nhiên, việc chấp hành quy định như vậy dẫn đến các hạn chế và khó khăn trong việc vận hành ở cả TCTD và khách hàng, nên TCTD và khách hàng lại phải quay lại ký chứng từ giấy theo truyền thống.

             - Đối với hồ sơ được lập từ khách hàng: Hiện tại TCTD đang cho phép khách hàng thực hiện một số yêu cầu trực tiếp trên các thiết bị điện tử (máy tính bảng, điện thoại.) mà TCTD quản lý (yêu cầu mở tài khoản, thay đổi thông tin, phát hành thẻ cho khách hàng hiện hữu). Theo đó, khách hàng sẽ đến quầy giao dịch để đặt yêu cầu, cán bộ nhân viên của TCTD tiếp nhận yêu cầu và thao tác trên thiết bị điện tử, khách hàng kiểm tra lại thông tin và ký xác nhận trực tiếp trên thiết bị điện tử, TCTD thực hiện yêu cầu dựa trên thông tin xác nhận bởi khách hàng. Bên cạnh đó, TCTD và khách hàng cũng thực hiện các nghiệp vụ khác dẫn đến việc phát sinh bút toán hạch toán vào hệ thống. Tuy nhiên, nếu sử dụng trực tiếp thông tin và chữ ký xác nhận của khách hàng trên thiết bị điện tử thì không đảm bảo đảm bảo được quy định hiện tại của Luật Kế toán về chữ ký điện tử. Do đó, khách hàng phải quay lại ký chứng từ giấy và gửi cho TCTD thực hiện kiểm soát, lưu trữ theo đúng quy định về chứng từ kế toán.

             - Đối với chứng từ kế toán làm căn cứ hạch toán các giao dịch nội bộ (không liên quan đến khách hàng): TCTD phải lập chứng từ giấy thể hiện bút toán hạch toán, in ký tươi các bên liên quan. Sau đó, TCTD thực hiện hạch toán bằng tài khoản người dùng trên hệ thống quản lý nghiệp vụ của TCTD (tài khoản người dùng được cấp riêng cho mỗi cán bộ nhân viên, có quy định đảm bảo tính bảo mật trong việc sử dụng tài khoản) và thực hiện kiểm soát, lưu trữ chứng từ giấy.

 2.3.Về quy định nội dung, thành phần ký, thời điểm ký trên chứng từ kế toán

Theo Khoản 3 Điều 19 Luật Kế toán quy định: “Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên”. Tuy nhiên, theo đánh giá, nội dung quy định như trên chỉ phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động với quy mô nhỏ ít phát sinh giao dịch chi tiền, thực hiện nghiệp vụ thu – chi thủ công.

Trong thực tiễn, một số doanh nghiệp có nhu cầu chi trả các khoản chi phí cho đối tác (như hoa hồng, phí bán hàng, các khoản thu hộ, …) theo thời gian thực 24h/7 dựa trên kết quả bán hàng được quản lý, khai báo và tính toán tập trung trên hệ thống công nghệ thông tin (thay vì chờ đến cuối tháng, cuối quý như trước đây). Việc xác định các khoản tiền nêu trên được tính toán tự động theo tham số do người dùng khai báo và doanh nghiệp thực hiện chi trả thông qua các giải pháp kết nối với ngân hàng. Khi thực hiện các nghiệp vụ này hoạt động chuyển tiền sẽ thực hiện trước, doanh nghiệp sẽ thực hiện kiểm tra đối soát dữ liệu sau. Bên cạnh đó chứng từ chi tiền điện tử cũng không có nhiều liên như chứng từ giấy.

Ngoài ra trong quá trình hoạt động, một số ngân hàng nhận thấy chữ ký điện tử của Khách hàng/đối tác trên chứng từ kế toán điện tử hiện nay chỉ có tên người, không gắn với chức danh/Đơn vị, gây khó khăn trong việc xác thực chữ ký điện tử này có đúng là của cá nhân đó hay hay không, nhất là với các cá nhân bị trùng họ tên, thậm chí là trùng Đơn vị.

2.4. Về công cụ hỗ trợ kiểm tra/xác thực chữ ký điện tử

Hiện nay, tại các văn bản pháp luật về kế toán chưa có quy định/hướng dẫn cụ thể về hệ thống/công cụ để kiểm tra/xác thực về chữ ký điện tử, chế tài/cách thức xử lý trong trường hợp phát hiện chữ ký điện tử có dấu hiệu giả mạo và cách khắc phục nếu phát hiện chữ ký điện tử bị lỗi/bị sai, gây khó khăn cho các Tổ chức tín dụng trong việc kiểm tra/xác thực chữ ký điện tử của Khách hàng/đối tác.

2.5. Về quy định lưu trữ tài liệu kế toán đối với trường hợp bộ hồ sơ kế toán bao gồm cả tài liệu kế toán giấy và tài liệu kế toán điện tử

Về quy định Tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, theo Khoản 1 Điều 10 Nghị định 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán, “Chứng từ kế toán và sổ kế toán của các đơn vị kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử. Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.”

Tuy nhiên, các quy định không hướng dẫn trong trường hợp lưu trữ bộ hồ sơ kế toán bao gồm tài liệu kế toán điện tử và tài liệu kế toán bằng giấy như thế nào khi doanh nghiệp áp dụng trường hợp lưu trữ trên phương tiện điện tử. Cụ thể, thực tế trong bộ hồ sơ kế toán, ngoài các tài liệu kế toán điện tử như tờ trình, phiếu nhập kho, xuất kho,…còn có các tài liệu kế toán giấy như hợp đồng, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu,…

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Luật các tổ chức tín dụng số 47/2010/QH12 ngày 16 tháng 6 năm 2010

Luât Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015;

Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08 tháng 03 năm 2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động Ngân hàng;

Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử  về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 24 tháng 12 năm 2018 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính;

Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán;

Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 2 tháng 12 năm 2005 của Thống đốc NHNN ban hành Quy định Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng.