Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Khả năng lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử sẽ mang lại một số lợi ích thiết thực như: Giảm chi phí, thời gian giao dịch, góp phần bảo vệ môi trường ... Việc lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng hóa đơn. Bài viết này sẽ đề cập đến các vấn đề doanh nghiệp cần chú ý để đảm bảo lưu trữ hóa đơn đúng cách và đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.

Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, bên bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website/ phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.

Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ song song 2 định dạng của hóa đơn điện tử là file PDF và XML. Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là file dữ liệu hóa đơn. File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. File PDF thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường.

Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử

Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử:  được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể, hóa đơn điện tử có đầy đủ cơ sở pháp lý nếu đảm bảo đồng thời các điều kiện sau:

- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.Tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Nội dung này được quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.

Hình thức hóa đơn: Hóa đơn lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.

Thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử. Cụ thể:

- Doanh nghiệp bên bán hoặc mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

- Doanh nghiệp bên bán/mua là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị có chức năng lưu trữ thông tin như bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD, đĩa cứng ngắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Cách lưu trữ hóa đơn đầu vào

Việc lưu trữ hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp sẽ được thực hiện như sau:

- Hóa đơn đầu vào sẽ lưu vào một Email riêng. Email này được cấu hình chuyển tiếp về Email của Giám đốc; Để phòng khi nhân sự nghỉ việc mang theo Pass word.

- Lập thư mục Google Driver với chính Email nhận đó.

- Khi nhận được Email thì tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính; Đổi tên File hóa đơn  đó tương ứng với MST, Tên người bán, Số hóa đơn.

- Upload lên thư mục Google Driver theo tháng/năm. Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Driver.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

- Khi lập phiếu trước khi ký nên bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin về khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ,…Sau khi ký hóa đơn xong thì xem lại trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót.

- Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính.

- Gửi luôn hóa đơn đó vào chính Email của Công ty.

- Sao lưu dữ liệu lên một Email riêng đã tạo trước đó

- Cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File Excel như: Tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước VAT, sau VAT, mã tra cứu. Sau đó chèn link trỏ tới tờ hóa đơn này để tiện mở ra khi cần.  Định kỳ 1 tuần, 1 tháng sao lưu dữ liệu này lên Google Driver hoặc Copy vào USB để lưu trữ.

Tài liệu tham khảo

Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011.